В статье на конкретных примерах разберем ошибки, которые встречаются в заявлениях на отпуск, чем они грозят компании и как их избежать. Кадровику важно вовремя увидеть неточность, когда работник приносит заявление. Ведь потом ошибку практически невозможно исправить без нарушений. Что должно насторожить кадровика в заявлении на отпуск, которое принес работник, расскажу в материале.

Работник представил заявление, в котором просит оформить отпуск со следующего дня

Бывает, что сотрудник приносит заявление с визой руководителя о предоставлении ему ежегодного отпуска с завтрашнего дня. Казалось бы, отдых согласован и кадровику необходимо просто принять документ и оформить приказ. Однако в заявление закралась ошибка. Проверьте, сможете ли найти эту и другие ошибки в заявлениях на отпуск с помощью нашего интерактивного тренажера.

В чем ошибка. Если работник принесет заявление накануне отпуска и кадровик не заметит этого — компания нарушит статью 136 ТК. Размер штрафа за нарушение может составить 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Связано это с тем, что отпускные необходимо оплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска, и исключений здесь нет (ч. 9 ст. 136 ТК).

Что делать. Объясните работнику и его руководителю, что заявление в таком виде не сможете принять, потому что оно нарушает требование закона и дни отдыха необходимо перенести. Если работник не может перенести отпуск — предложите первые дни оформить как отпуск без сохранения заработной платы. А уже последующие дни можно предоставить как оплачиваемый отпуск. Предупредите работника, что отпускные в этом случае ему перечислят не позднее чем за три дня до начала оплачиваемого отдыха.

Как предотвратить ошибку. Дополните ПВТР требованием, что работники, которые хотят уйти в отпуск не по графику, должны первым делом визировать заявление у сотрудника кадровой службы. Только после этого могут согласовывать дни отдыха у своего руководителя. Кадровик проверит документ на отсутствие ошибок. И если обнаружит, что работник может взять отпуск с желаемой даты, поставит свою визу. Образец заявления с визой кадрового специалиста скачайте в конце статьи.

Работник потребовал предоставить ему отпуск в удобное время, а подтверждающих документов нет

Сотрудник может обратиться с заявлением на положенный ему отпуск как работнику-льготнику. При этом никаких подтверждающих документов не представляет. Если кадровик отклонит такое заявление — это может привести к проблемам.

В чем ошибка. По общему правилу льготные категории работников могут оформить отпуск в любое время (ст. 122 ТК). Если не убедитесь в том, что основания требовать отпуск в удобное время есть, и откажете работнику — это может привести к спору.

Если сотрудник окажется льготником, работодателю грозит штраф на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). А если сотрудник обратится в суд, придется оплачивать еще судебные издержки и моральный вред.

Что делать. Если работник требует предоставить отпуск в удобное время, а у вас отсутствует информация о его праве на это, вручите под подпись письменное уведомление о необходимости представить подтверждающие документы. Установите для этого разумный срок. Например, в течение трех рабочих дней. Образец уведомления скачайте в конце статьи. Если работник не представит документ, а потом обратится в ГИТ или суд с жалобой на работодателя, вы легко докажете злоупотребление правом.

Как предотвратить. Уточняйте при трудоустройстве работника, относится ли он к категории, которой требуется предоставление дополнительных льгот и гарантий. Попросите подтверждающие документы. Зафиксируйте сроки, когда нужно подтвердить продление статуса в тех случаях, когда это предусмотрено. Добавьте перечень работников, которые имеют право на предоставление отпуска в удобное время, в ПВТР и иной ЛНА. Обновляйте список при изменениях в законе.

Работник попросил перенести отпуск на более ранний срок, который попадает в предыдущий рабочий год

Бывает, что работник просит перенести отпуск или его часть на более раннюю дату, чем в графике. Даже если его руководитель согласовал перенос, не стоит торопиться принимать такое заявление без дополнительной проверки.

В чем ошибка. Проблему с первого взгляда обнаружить непросто. Здесь важно помнить, что дни отдыха при переносе могут попасть в предыдущий рабочий год, в котором работник полностью использовал отпуск. Если удовлетворить просьбу без дополнительной проверки, то в следующем году у сотрудника получится отпуск мене 28 календарных дней. В этом случае работодатель не выполнит требование статьи 115 ТК о нормальной продолжительности ежегодного отдыха.

Что делать. Предложите перенести дни отдыха на более поздний период в пределах рабочего года, за который сотрудник должен использовать отпуск. Если это невозможно, обсудите с работником два варианта. Первый — оформить отпуск без сохранения заработной платы. В этом случае работнику нужно просто переписать заявление. Второй вариант — предложите поработать удаленно, если позволяют условия и руководитель не возражает. В этом случае необходимо будет оформить удаленку дополнительным соглашением к трудовому договору.

Как предотвратить. Когда получаете заявление на перенос отпуска, необходимо проверить три момента. Первый — на какой рабочий год попадают желаемые даты отдыха. Важно убедиться, что в том рабочем периоде, где планируется отпуск, есть неиспользованные ранее дни. Также необходимо проверить, что начало отдыха позволяет уложиться в трехдневный срок для оплаты отпускных.

Работник неправильно рассчитал продолжительность отпуска

Работники часто в заявлениях путаются в том, как посчитать продолжительность отпуска. Например, не учитывают субботы и воскресенья или считают отпуск вместе с праздниками. Для интерактивного тренажера мы подготовили и такое заявление.

По общему правилу отпуск считается в календарных днях (ст. 115 ТК). При определении его продолжительности необходимо учитывать выходные дни тоже. А вот нерабочие дни официальных праздников, наоборот, исключить (ст. 112 ТК). Поэтому, если не проверили даты начала и окончания отпуска при сотруднике, это может привести к ситуации, что работник выйдет из отпуска раньше или позже срока.

Проблему не решить последующей корректировкой дат отпуска в документах. Например, в приказе работник может не обратить на даты внимания, когда будет его подписывать. Это может повлечь негативные последствия для рабочего процесса и привести к конфликту.

Что делать. Если работник указал в заявлении дату начала желаемого отпуска и его окончание, сразу при нем их проверьте. Если обнаружили неточность — озвучьте правильную дату окончания отпуска и попросите исправить ее в заявлении. Так вы обезопасите и работника, и себя от возможного конфликта в связи с несвоевременным выходом из отпуска.

Как предотвратить. Если такая ошибка у вас встречается часто, разработайте отдельные шаблоны заявления на предоставление и перенос отпуска. В каждом шаблоне предусмотрите возможность указывать дату начала отпуска. А насчет даты окончания отпуска и его продолжительности сделайте оговорку о том, что количество дней необходимо вписывать только после проверки заявления кадровым специалистом. Образец скачайте в конце статьи.

Работник пишет заявление на предоставление отпуска вместо переноса

Бывает так, что работнику нужно перенести утвержденный по графику отпуск или его часть на другое время. Однако вместо заявления на перенос он приносит заявление на предоставление отпуска. Разберемся в том, что должно насторожить кадровика в этом случае.

В чем ошибка. Заметить в ежедневной текучке, что что-то не так в обычном заявлении на отпуск, не просто. Если у работника должен быть отпуск по графику, заявление с новыми датами кадровик может расценить как просьбу предоставить еще один отпуск. Если у сотрудника нет остатков отпусков за прежние годы, которые не включили в график, кадровик может и отклонить такое заявление. Это может привести к конфликту с работником.

А если неиспользованные дни есть, такое заявление может создать путаницу в оформлении документов. Ведь работника отправят отдыхать одновременно по графику и по заявлению. Это может не соответствовать его планам и планам руководителя.

Что делать. Уточните пожелания при приеме заявления. Если выяснится, что работник хотел перенести отпуск, попросите переписать заявление. Убедитесь, что руководитель сотрудника согласовал перенос. Проконтролируйте, чтобы в текущем году работник использовал все положенные 28 дней. Если у работника изначально отпуск был разделен на части, в заявлении проверьте также, чтобы переносимая часть отпуска не наложилась на другую.

Как предотвратить. Разработайте шаблон заявления о переносе отпуска. Образец скачайте в конце статьи. Направьте всем сотрудникам информационное письмо о том, в каких случаях работники должны писать заявление о предоставлении отпуска, а когда — о его переносе. Это не избавит от ошибки полностью, но поможет снизить количество ошибок. В любом случае безопаснее переспросить работника о цели заявления, чтобы не исправлять его оплошность в будущем.

Работник хочет разделить отпуск на части, и каждая из них меньше 14 дней 

Ситуация может возникнуть, когда сотрудник просит перенести часть ежегодного отпуска на другую дату. Ошибку в таком заявлении обнаружить непросто. Ведь просьба кажется рядовой. К каким проблемам это может привести, разберемся дальше в статье.

В чем ошибка. Если изначально отпуск в графике был поделен на части, может получиться, что все отпуска окажутся менее 14 календарных дней. Это будет нарушением требования статьи 125 ТК. Закон позволяет с согласия работника и работодателя делить отпуск на части, но только при условии, что одна из них будет не менее 14 дней (ст. 125 ТК). За это нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП.

Что делать. Первое, что необходимо выяснить, — есть ли возможность предоставить отпуск продолжительностью 14 календарных дней после его переноса. Для этого посчитайте, сколько всего дней отдыха осталось. Выясните, остались ли у работника в текущем году еще короткие отпуска, суммарно дающие 14 календарных дней. Например, у работника могут остаться неиспользованные отпускные дни из-за больничного во время отпуска, за отзыв из отпуска, за исполнение государственных обязанностей.

Договоритесь объединить короткие отпуска в один. Оформить объединение можно по заявлению работника о переносе части отпуска. Для этого направьте работнику письменное уведомление. Образец скачайте в конце статьи.

Когда же в текущем рабочем году не осталось дополнительных дней отпуска, которые можно объединить, в переносе работнику придется отказать. Если обнаружили это после оформления — нарушение исправить не получится.

Как предотвратить. Когда принимаете от работника заявление на перенос части отпуска, проверьте, сколько отпускных дней осталось отгулять сотруднику в текущем рабочем году. Также выясните, предоставляли работнику 14 дней отпуска или нет в текущем году. А еще проверьте наличие и продолжительность допотпусков на случай, если потребуется их объединить.

Вносить какие-то ограничения во внутренние документы на деление ежегодного отпуска на части рискованно. Некоторые работодатели вносят в ПВТР правило, что при делении отпуска первая часть обязательно должна быть не менее 14 дней. Однако данное требование надзорные ведомства могут посчитать нарушением. Связано это с тем, что в статье 125 ТК нет указания на то, какая часть отпуска должна длиться две недели, а значит, это требование могут посчитать ухудшением прав работника. 

Сотрудник и работодатель должны договориться о продолжительности любой части отпуска. Такой вывод следует из письма Роструда от 10.01.2024 № ПГ/28100-6-1. А если стороны не могут прийти к соглашению, то, по мнению Минтруда, работодатель должен предоставить сотруднику отпуск полной продолжительности без ограничения (письмо от 01.11.2023 № 13-/ООГ-6853).